“La digitalización en España crece exponencialmente”, Javier Haro, director de Marketing y socio fundador de Scanea2
La digitalización de documentos aporta una serie de ventajas a las empresas que facilita enormemente su trabajo diario. En Scanea2 lo saben muy bien, y aplican servicios de calidad con garantía de futuro. Su fundador, Javier Haro, nos cuenta un poco más sobre los servicios y valores que aporta es innovadora compañía.
¿Cuándo se fundó y bajo qué objetivo Scanea2?
Scanea2 nació en el año 2003, a partir de la idea de negocio de su actual gerente, Begoña Hurtado, que dirigía a un grupo de 22 personas en una gran empresa de Granada que se dedicaba a gestionar los datos de diferentes boletines oficiales a través de procesos de digitalización, OCR, depuración de datos, etc. A partir de esta experiencia, vio que había un gran mercado prestando este servicio a empresas y entidades, y fundó, junto con varios socios, Scanea2.
¿Qué servicios principales ofrecen a las empresas?
Los servicios de Scanea2 siempre giran en torno a la digitalización de documentos, uniéndole diferentes procesos para conseguir solucionar los problemas y satisfacer las necesidades de clientes públicos y privados relacionados con la gestión documental y del archivo físico. Estos procesos pueden ser OCR, por el que se tratan datos de los documentos digitalizados para crear y alimentar bases de datos o crear formatos editables de documentos en papel, servicios de indexación, gestión documental, edición electrónica en CD/DVD, exposiciones virutales, e-book, etc.
¿Qué tipo de documentos digitalizan?
Todo tipo de documentos en cualquier formato: Documentos encuadernados, sin encuadernar, fotografías, negativos, diapositivas, microfilm, microfichas, mapas, planos, periódicos, revistas, publicaciones… desde un documento de tamaño carné hasta un documento de gran formato de A0 de ancho por cualquier largo. La digitalización se puede realizar de documentación administrativa (facturas, albaranes, contratos, expedientes, historias clínicas, etc.) o digitalización de documentación histórica (documentación de bibliotecas, archivos, centros de documentación, etc. Los servicios se realizan en la sede de Scanea2 o bien “in situ”, en el domicilio del cliente, desplazando equipos y operadores.
¿Qué valor aporta para una empresa la digitalización de documentos? ¿Cuáles son sus ventajas?
Como siempre argumentamos, los problemas principales que tienen las empresas con su documentación es el gran espacio de archivo que ocupa, el gasto de papel que conlleva, la pérdida de tiempo en archivo, distribución y recuperación de los documentos y las posibles pérdidas y deterioro de los documentos. Con la digitalización y gestión documental se consigue ahorrar tiempo, espacio y papel, facilitar la recuperación, visualización e impresión de la información de forma segura, rápida, selectiva y simultánea entre varios usuarios y proteger los documentos originales contra pérdidas y deterioros. Accesibilidad desde cualquier punto de trabajo.
¿Qué software o herramientas propias tienen desarrolladas para realizar estas tareas?
Como software de digitalización, normalmente utilizamos el que nos distribuyen con los diferentes tipos de escáner, que están adaptados al escáner en concreto. Los gestores documentales que utilizamos y distribuimos están desarrollados en colaboración con empresas específicas de software. Dependiendo de las necesidades y características del cliente al que nos dirigimos, le ofrecemos un software de gestión documental u otro, desde el más simple para buscar y visualizar los documentos o imágenes digitalizados con un pequeño motor de búsqueda, hasta un gestor documental completo que le facilita la digitalización, gestión de la base de datos, gestión de usuarios, gestión de búsquedas, gestión del resultado exportación-importación de diferentes tipos de archivos y formatos, etc.
¿En qué consiste y cómo funciona su método de archivo y digitalización de documentos?
En la mayoría de casos, al escanear la documentación reproducimos lo más fielmente posible la estructura del archivo en papel que tiene el cliente, aunque en otros casos antes del escaneo se realizan procesos de inventariado, catalogación, descripción, clasificación, purgo, etc. de la documentación para su posterior digitalización e indexación. Posteriormente, con la utilización de las herramientas informáticas aportadas por nosotros o las propias del cliente, se podrá gestionar toda la información digitalizada.
¿Qué les diferencia del resto de soluciones que encontramos en el mercado?
La gran diferencia de Scanea2 con su competencia es la cercanía, el trato personalizado a cada cliente, la calidad en cada uno de nuestros procesos, y sobre todo la racionalidad y la honestidad.
¿Cómo ve el futuro de la digitalización, donde todavía queda mucho por hacer?
La digitalización en España crece exponencialmente, pues las empresas ya se van dando cuenta que con la digitalización y el tratamiento de la información realmente reducen costes, producen más, tienen más beneficio y que tienen un retorno de la inversión más tangible y en menos tiempo. En el caso de las entidades públicas, aunque en estos momentos han sufrido un pequeño retroceso, se siguen generando proyectos europeos para la digitalización, tanto de documentación histórica, creando los grandes repositorios de patrimonio bibliográfico y documental; como para la parte administrativa potenciada por leyes para el acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos, el impulso de la sociedad de la información, la factura electrónica, la digitalización certificada, etc.
¿Qué proyectos futuros se marcan en la empresa?
El servicio que Scanea2 está potenciando con mayor dedicación en estos momentos es el de prestadores de servicios de digitalización certificada (de facturas recibidas, en un principio, y de otros documentos en el futuro) mediante la fórmula de digitalización delegada, apoyándose en procesos con OCR e indexación semiautomática.
