“Nuestro objetivo es ayudar a las empresas en sus procesos relacionados con la digitalización y organización de documentos”, José Fernando López, consejero delegado de Sicubo

Sicubo se fundó hace cinco años, siendo la primera Spin-Off de la Universidad de Extremadura, con el objetivo de poner en el mercado resultados de trabajos de investigación obtenidos por un nutrido grupo humano dentro de la universidad. Su consejero delegado, José Fernando López, nos explica mucho más sobre esta empresa y los procesos de digitalización actuales.

¿Bajo qué objetivo nace Sicubo?

Tras cinco años en funcionamiento, actualmente posicionados en el mercado de la gestión documental, nuestro objetivo es ayudar a las empresas en sus procesos relacionados con la digitalización y organización de documentos. Conseguimos que ahorren dinero y tiempo mejorando el rendimiento de sus recursos humanos y técnicos.

¿Qué servicios principales ofrecen a las empresas?

El principal servicio que ofrecemos es la posibilidad de sistematizar o automatizar los procesos de digitalización de documentos. Construimos sistemas de digitalización inteligentes que constituyen un catalizador que inyecta los documentos y sus datos en cualquier plataforma que vaya a gestionar esa información (CRM, ERP, ECM, etc.).

¿Qué valor aporta a las empresas la digitalización certificada y otros programas de gestión documental?

Tal y como nosotros lo vemos, es una ventaja poder llevar la información del papel al ordenador con el mínimo esfuerzo para poder tener un archivo virtual de documentos que nos evite tener que acceder constantemente al archivo físico y a los conocidos y pesados AZs. Con la digitalización certificada, la ventaja no es sólo evitar acceder al archivo, sino que se convierte en algo innecesario disponer de archivo físico con el consecuente ahorro de espacio y materiales. La pena es que esto sólo sirve para un determinado documento, las facturas de proveedores; y lo deseable es que este tipo de normativas evolucionasen más rápido para que el objetivo del papel cero fuese más real de lo que es hoy en día.

¿Qué software han desarrollado para ofrecer estas tareas?

Somos fabricantes de Qatris Docugest, una suite de aplicaciones que componen tres módulos principales: Icatalog, el módulo que se encarga de la digitalización y OCR de los documentos. Es el módulo más importante que permite configurar las fases de escaneado, lectura de datos con OCR, validación de datos y exportación a sistemas externos; Contalink, un producto que cuando los documentos digitalizados son facturas o nóminas genera asientos contables de forma compatible con las principales  soluciones contables del mercado; y WebAccess, un gestor documental centralizado sencillo pero muy potente. Se accede a los documentos a través de cualquier navegador Web y contempla todos los requisitos de seguridad de datos y control de acceso a la información. La suite la completan otras soluciones y servicios que seguimos desarrollando de forma continuada.

¿Cómo funciona el método de digitalización de Sicubo?

Nuestro concepto es el OCR Zonal, podemos configurar plantillas para obtener información relevante de cualquier tipo de documento y podemos configurar flujos de datos y documentos para inyectar la información de forma estructurada en cualquier base de datos, ECM, ERP, etc.

¿En qué se diferencia su tecnología de otras del mercado?

Una diferencia importante es que nuestra tecnología es válida para cualquier tipo de documento que alguien quiera digitalizar. No sólo sirve para facturas, o sólo para nóminas, etc. Sirve para cualquier documento. Somos compatibles con cualquier escáner, con todos los formatos de imagen, podemos integrarnos con cualquier software de terceros. Es una tecnología universal. No sólo hacemos proyectos de cierto volumen, tenemos soluciones cerradas, muy competitivas en precio para micropymes. Por ejemplo, las asesorías contables y fiscales son un nicho de mercado muy importante para nosotros en la actualidad.

¿Cómo ve el futuro de la digitalización, donde todavía queda mucho por hacer?

Procuro no imaginarme el futuro a largo plazo porque luego nos sorprende, estamos más pendientes de la evolución a corto plazo que va siguiendo este mercado para adaptarnos rápidamente a sus tendencias.

¿Y el futuro inmediato de Sicubo?

Seguir mejorando nuestra tecnología, nuestro producto y nuestros servicios para satisfacer mejor a nuestros clientes, no hay mejor proyecto de futuro que éste.