“Empezamos aportando soluciones TIC hace 21 años, desarrollando sistemas de gestión documental”, Piedrasanta López, directora general de OyGA
Desde su constitución en 1998, OyGA es una empresa pionera en el servicio de gestión documental, dedicándose a la gestión externa de archivos y documentación de las organizaciones públicas y privadas, sean cuales sean los soportes en que éstos se encuentren (papel, magnéticos, audiovisuales). Piedrasanta López, directora de la empresa, nos explica sus innovadores servicios.
¿Bajo qué objetivo nace OyGA?
Surge ante la necesidad que tienen las empresas y organizaciones de gestionar su documentación, los espacios y las personas dedicados a ellos. En la mayoría de los casos, alguno de estos elementos suelen ser insuficientes, poco adecuados, o bien resultan muy costosos. Para suplir esta situación, ofrecemos nuestros espacios expresamente ideados para la guarda y gestión de archivos. Todos nuestros procedimientos se implementan en orden a los servicios que ofrecemos. En cuanto a nuestro equipo humano, se encuentra ampliamente cualificado para el tratamiento de la información y la documentación, sea cual sea la necesidad que tengan.
¿De qué servicios se benefician las empresas con sus innovaciones?
Somos una empresa global que ofrece un gran conjunto de servicios. Contamos con la custodia de documentos, donde mantenemos los archivos en óptimas condiciones de conservación y seguridad durante el tiempo que se haya pactado. Las consultas o préstamos de documentación, donde gestionamos archivos propiedad o responsabilidad de terceros y ponemos a disposición de los clientes la documentación solicitada en el más breve espacio de tiempo.
La organización de documentos, en el que realizamos la distribución óptima del espacio de archivo. La gestión documental, donde prestamos servicios de digitalización y/o indexación en las dependencias de los clientes o en las nuestras. Traslados de documentación, garantizando la integridad y confidencialidad de los mismos. Expurgo selectivo, desde su recogida en el punto designado hasta su completa eliminación. El servicio de archiveros y técnicos, con personal cualificado en las instalaciones de nuestros clientes; consultoría de archivos, donde se estudiará el organigrama y las actividades o funciones del organismo o empresa; servicios de logística; servicios de codificación y de destrucción certificada de documentos.
¿Cuáles son los valores de una empresa pionera como OyGA?
Nuestra diferencia está en nuestro origen, pues empezamos aportando soluciones TIC hace 21 años, desarrollando sistemas de gestión documental y, desde ahí, en el año 98 abrimos nuestro primer centro de custodia para documentación física. Por otra parte, nuestra flexibilidad hace que aportemos soluciones de valor a las empresas y organizaciones independientemente de su tamaño, y problemática documental física o electrónica.
¿Cuál es la razón por la que contar con un buen servicio de almacenamiento de documentos y su seguridad?
La importancia es toda; pues afecta a la información de las empresas y organizaciones, por lo tanto afecta a la capacidad de respuesta de las misma y a la eficiencia profesional de los integrantes. A su vez, es muy importante por estar afectada también por normativa y por legislación a través de la Agencia de Protección de Datos.
¿Qué software o soluciones propias desarrollan?
Disponemos de soluciones propias y de terceros, y podemos asegurar que no hay una que podamos decir “la mejor”, sin saber quién, para qué y cómo la va a utilizar. Nosotros usamos con bastante frecuencia nuestra herramienta T@ORGANIZA por su versatilidad y por lo ajustado de su coste, pues nos permite adaptarnos a una gran corporación o a un despacho profesional pequeño.
¿Cuáles son los servicios más demandados por las empresas en materia de almacenamiento?
La custodia de documentos físicos. Comienza con fuerza la del servicio de copias de seguridad (Back up), cada día más la destrucción certificada y la mano de obra cualificada.
¿Hacia dónde va el futuro del almacenamiento y la gestión documental?
Cuenta con una gran fortaleza y con un gran reto para los usuarios y los profesionales que lo integran, puesto que deberemos ser capaces de dar una respuesta conjunta a los problemas del soporte digital y del soporte papel, soportada por normalización y certificaciones que nos garanticen la trazabilidad, la disponibilidad y la preservación de los documentos. Por tanto, el almacenamiento requiere grandes profesionales y muy afiladas herramientas.
¿Qué próximos retos se marcan en OyGA?
El futuro es muy esperanzador y de un gran dinamismo, pues estamos preparando las cobertura de una amplia zona geográfica en España, y por otra parte hemos abierto una filial en México y estamos estudiando nuevos mercados en Europa. Nuestro crecimiento se encuadra dentro de un plan estratégico a cinco años.
