Hemos realizado un importante esfuerzo en el campo de la I+D en gestión documental”, Daniel Téllez, CTO responsable de desarrollo de Yerbabuena Software

La gestión en las empresas está experimentando cambios importantes en poco tiempo. Y mucho tiene que ver empresas de gestión documental como Yerbabuena Software. Su Responsable de desarrollo, Daniel Téllez nos da las bases sobre esto y por lo que está por venir.¿Cuál fue el entorno técnico que vivió al inicio de su experiencia laboral?

Cuando empezamos a trabajar en el campo de la consultoría e implantación de software de gestión documental pudimos observar que había un gran número de empresas de todos los tamaños que aún no habían experimentado las bondades de la automatización de este tipo de actividades.

Esto ha ido cambiando año tras año, gracias entre otras cosas al buen hacer de las organizaciones y empresas que nos dedicamos a este tipo de trabajos, y a que las empresas se están empezando a dar cuenta en España de la necesidad de utilizar tecnologías para gestionar la documentación, ya que en muchas ocasiones se convierte en una pesada e inmanejable carga para entidades de cualquier tamaño. Hemos visto empresas muy pequeñas que se veían desbordadas por la cantidad de documentación que manejaban, no sólo por espacio, si no también por la cantidad de tiempo perdido en gestionar o localizar un documento.

Aunque la gestión documental es un campo técnico que existe desde hace muchos años, la cantidad de documentos e información que las empresas necesitan o se ven obligadas a manejar es cada vez mayor. Y conforme aumenta esta información, aumenta proporcionalmente la asunción de que este trabajo debe ser realizado por personal especializado. Estas necesidades que aparecen se ven ampliadas también por otras nuevas como la colaboración en la creación y edición de documentos, la publicación o distribución de documentos en comunidades o grupos de trabajo, el acceso a la documentación desde cualquier parte con cualquier dispositivo, etc.

¿Qué cambios en la sociedad desee destacar y que han ido paralelos a los cambios que ha descrito? (aparición del video, los escáneres, los teléfonos móviles, etc.)

Estas necesidades han venido dadas por la nueva ola de aplicaciones web que han surgido a raíz de la creación de redes sociales, especializadas o no.

Esta ola de aplicaciones nos llevan a necesitar estar continuamente conectados para estar al corriente tanto de las novedades relativas a nuestro negocio como de las actividades que ocurren a nuestro alrededor.

Las personas, las empresas, los negocios están cada vez más interconectados entre sí, comparten cada vez más información, y a la vez son cada vez más ubicuos. ¡Necesitamos estar conectados desde cualquier parte! En la oficina, en la playa, en el mercado, ¡en cualquier sitio!

Los dispositivos móviles abren cada vez más las posibilidades en este aspecto, facilitando la interacción de las personas con las personas y con su información.

¿Qué fechas y procesos técnicos o de nuevos productos quiere destacar?

Para cubrir estas nuevas necesidades que aparecen en los mercados de gestión documental, las empresas estamos haciendo notables esfuerzos para producir soluciones que sean fácilmente usables por los usuarios y aporten un alto grado de valor añadido a las herramientas comunes.

Cabe destacar en este caso la introducción de gestores documentales inteligentes o de aplicaciones para soportar las necesidades de omnipresencia de la documentación. Estos productos, que han sido resultado de intensas actividades de I+D, tendrán una tendencia alcista a partir de este año en cuanto a utilización e implantación por parte de las empresas.

Otros productos son también interesantes, y han tenido una demanda bastante alta incluso en el pasado año, como es el caso de las herramientas que permiten firmar digitalmente los documentos, o las herramientas de reconocimiento de caracteres.

En ambas líneas venimos trabajando con unos resultados excelentes.

¿Qué personas o instituciones que han jugado un papel importante en su desarrollo técnico personal  o en el de la empresa?

Nuestra empresa, a pesar de su juventud (fundada en noviembre de 2005), ha realizado un importante esfuerzo en el campo de la I+D en gestión documental. En este esfuerzo ha sido importantísimo para nosotros el apoyo del CDTI, gracias a la concesión del sello Eureka a nuestro proyecto de colaboración internacional con Nuxeo, ya que nos ha permitido avanzar mucho más deprisa de lo estimado en los proyectos de construcción de las soluciones que van acordes a las tendencias del mercado, permitiéndonos así competir con empresas más clásicas a un nivel bastante bueno.

Por otro lado, también es de reseñar el apoyo de instituciones como la Fundación Andalucía Emprende o RETA, entre otras, que nos ha concedido en diciembre de 2009  el Premio Empresa Reta del año. 

¿Qué perspectiva del presente y del futuro se marca?

El año nuevo entra con muy buenas perspectivas. Los resultados de nuestra actividad están llegando cada vez más lejos, gracias principalmente a las recomendaciones que nuestros clientes hacen de nuestro trabajo. El mercado ha demostrado estar necesitado de una nueva visión en cuanto a la forma de trabajar en el campo de la gestión documental, y nosotros aportamos ese soplo de aire fresco, no sólo con nuevos productos sino con un modelo de negocio y con unas metodologías muy novedosas y orientadas a nuestros clientes.

Esperamos de este año, no sólo un crecimiento en la demanda de soluciones de gestión de documentos, sino también una demanda de cambio, en favor de lo que comentaba anteriormente: nuevas formas de aportar y aplicar las soluciones. Las nuevas tendencias que se marcarán de mitad de año en adelante serán principalmente la implantación de las formas de trabajo colaborativas en cuanto a la gestión de la documentación, el aumento de la demanda de servicios y productos que aumenten la posibilidad de acceder a la documentación desde cualquier parte, así como el afianzamiento de estándares que facilitarán la comunicación entre plataformas de gestión documental.