¿Cómo gestionar 7 millones de documentos?

Durante 2011 hemos estado trabajando con un importante cliente del sector financiero a nivel mundial. Su problema era básicamente que tenían una gran cantidad de documentos que gestionar y aplicaciones software distintas que trabajaban con los mismos documentos, cada una con su propio repositorio documental. Por supuesto, tener los mismos documentos en distintos repositorios genera dificultades a la hora de mantener el sistema e inconsistencias en la documentación, además de que, por supuesto, dificulta el aprovechamiento de la información contenida en los documentos e incluso da lugar a que estos se extravíen o se pierda trabajo realizado sobre ellos.Asesoramos a nuestro cliente para que se decantara por una solución que les permitiera no sólo conectar todas las aplicaciones, sino que además, no les hiciera dependientes de un DMS (Document Mangement System) en particular. La alta capacidad de integración y escalabilidad de Athento iDM en este punto fue crucial, puesto que podría funcionar con cualquier gestor documental que cumpliera con los estándares si en un futuro se decidía migrar a otro repositorio y, al mismo tiempo, mediante Web Services permitiría la comunicación y transferencia de datos con las actuales aplicaciones y con futuras. Haciendo uso de la interfaz web de Athento, un Sistema de Gestión Documental Inteligente (IDMS), las aplicaciones y sus casi 200 usuarios podrían crear , consultar y modificar documentos que se guardarían en Nuxeo DM 5.4.2., el DMS elegido.

Al mismo tiempo, Athento posibilitaría la conexión entre las distintas aplicaciones y el repositorio documental.

El rendimiento del sistema era otro de los puntos claves, por eso se optó por implementar Athento en clúster. Dos instancias de Nuxeo (en máquinas virtuales Linux de 64 bits) corriendo sobre un mismo equipo físico permitirían una gestión rápida de un único repositorio documental que almacenaría todos los documentos, pero además, se utilizaría un Balanceador cuya función sería determinar cual de las dos instancias del gestor documental (Nuxeo) tenía menor carga de trabajo para enviarle las peticiones y consultas de las aplicaciones del sistema global, de manera que nunca una de las instancias colapsara por exceso solicitudes.

De esta manera nuestro cliente consiguió contar con un sistema estable con casi 600.000 accesos que les permite mantener en todo momento la información actualizada y consistente y, también, acceder a ella a una velocidad media de 4 segundos desde cualquiera de las aplicaciones o desde la interfaz de Athento.