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Madrid Círculo de Negocios

La automatización del gobierno de la información

Revista Gestión Documental | Jueves 05 - junio - 2014 | Comments (1)

 

"Automating Information Governance - assuring compliance

 

 

 

 

 

 

 

Dña. María del Valle Palma Villalón
Miembro del Subcomité (SC)1 “Gestión de Documentos y aplicaciones” del Comité 50 de Documentación y del Subcomité (SC)38 “Servicios y plataformas para aplicaciones distribuidas” del Comité 71 Tecnología de la Información de AENOR.

 

AIIM ha publicado el informe “Automating Information Governance – assuring compliance” de 2014 cuyo autor es Doug Miles, director de AIIM Market Intelligence Division.

Lo recomiendo porque proporciona datos y porcentajes sobre las principales tendencias y recomendaciones en la automatizacíon de la gestión de la información y documentación en las organizaciones,  sobre
todo en Norte América, pero que nos sirven para predecir el futuro de nuestro sector en España y Europa.

Se ha consultado a 531 miembros individuales de AIIM. El 74% de los encuestados proceden de North America, con19% en Europe y un 7% del resto del mundo. Las organizaciones encuestadas son de todos los tipos, las grandes organizaciones representan el 33%, las medias el 39%, y las pequeñas el 38%, se han eliminado aquellas que tienen menos de 10 empleados.

Los principales apartados del informe: Madurez de políticas y sistemas, Políticas de gobierno de la información, Auditoría y Conformidad, Clasificación automatizada, Archivo de los correos electrónicos, Repositorios múltiples y cloud.

A continuación me he permitido la licencia de traducir los resultados clave del informe y las recomendaciones con el fin de animar a consultar el documento completo, que se puede obtener de una forma gratuita en AIIM, con inscripción previa.

Resultados clave:

Afrontar los volúmenes de información

  • En su conjunto, las organizaciones están estabilizando el volumen de los documentos (records) en papel, pero el de los documentos
    (records) electrónicos está”creciendo rápidamente” en el 68% de las organizaciones encuestadas.
    Mientras un 32% informa de una disminución real de sus documentos (records) en papel, ninguno de los encuestados respondió que disminuyeran los records electrónicos.
  • Sólo un 12% de encuestados están seguros de que
    están almacenando sólo lo que necesitan.
    El 42% no están seguros de lo que deben eliminar.
  • El 43% cree que la clasificación automática es la única forma de guardar rápidamente grandes volúmenes de información. El 14% ya la están utilizando, aunque un 35% tiene planes inmediatos para su adopción.
  • De aquellos que ya están utilizando la auto-clasificación, sólo el 10% se ha sentido decepcionado con los resultados. En particular, para un 83% de usuarios la clasificación de los documentos escaneados se ha llevado a cabo mejor, o tan bien como se esperaba.
  • Las top tres beneficios de la clasificación automática: la mejora de la recuperabilidad, mayor productividad y un cumplimiento más defendible.

Políticas del gobierno de la información

  • Los tres mayores riesgos de la falta de gobierno de la información son los costes excesivos en los litigios, la pérdida de la propiedad intelectual y el daño a la reputación. El 24% han tenido algún problema con el cumplimiento en los litigios y el descubrimiento (discovery) en los últimos dos años.
  • El 40% de las organizaciones con una visión tradicional de la gestión de los records (RM) han cambiado recientemente, o planean cambiar, en el próximo año, a una visión mucho más amplia del gobierno de la información (IG). El 33% todavía están trabajando en el modo clásico de RM, que incluyen a un 18% que en su mayoría todavía tienen una orientación hacia la gestión de los records en papel.
  • Los tres mayores beneficios de un buen gobierno de la información son la reducción de los costes en almacenar, explotar y compartir los recursos de conocimiento y una respuesta más rápida a los acontecimientos y a las indagaciones. Los usuarios son también más conscientes de la necesidad de apoyar los analisis del Big Data.
  • Conseguir el respaldo de nivel superior es el mayor problema en la creación de una política del gobierno de la información. Y del respaldo a la política una vez haya sido aprobada.
  • Sólo un 10% tiene una política de gobierno de la información implantada que se respeta y se aplica. El 21% tienen una política implantada pero en su mayoría es ignorada. El 55% está desarrollando la política de IG.
  • De aquellos que tienen políticas de gobierno de la información, sólo el 19% regularmente realizan auditorías de conformidad.
    El 40% de las organizaciones no destinan ningún tiempo del personal a la formación del IG, y sólo un 4% específicamente actualizan a los directivos.

Correo electrónico y cloud

  • Las políticas de la gestión de los records (RM) para el correo electrónico siguen siendo muy variables. El 18% lo guarda todo, el 16% lo borra todo, el 22% no tiene una política o estrategia. El 17% transfieren los correos electrónicos a su sistema ECM/RM o a un archivo dedicado con funciones de retención RM, pero sólo el 5% usa la automatización.
  • El uso de la nube o sistemas SaaS para RM pasó del 5% al 7% el año pasado, con aquellos que lo están planificando activamente sube del 11% a 14%. Pero aquellos que responden “poco probable” o “nunca” aumentan del 46% al 51%.

Planes de gasto

  • En conjunto, los usuarios tienden a aumentar su gasto en todos los aspectos del gobierno de la información en los próximos 12 meses, en particular en formación de gobierno de la información, archivo de correo electrónico, búsqueda, sistemas de gestión de records (RM) y y herramientas automatizadas. El gasto en el
    escaneado de back-office de los documentos (records) está aumentando, pero con la gestión de los records subcontratada, tanto papel y electrónico, con impacto neutral.
  • La buena noticia en los documentos (records) de papel es que el número de organizaciones que informan de un aumento rápido ha caído entre un 15% al 10% desde nuestra encuesta del ultimo año. Y que en las organizaciones más pequeñas se han equilibrado, el mismo número de informes con el volumen creciente que aquellas que informan de un volumen decreciente. La mala noticia es que las organizaciones más grandes parecen haber sufrido un revés, el 48% informan de un aumento en comparación con el 31% que informan de una disminución
    – una brecha de 17% en comparación con la brecha de 3% del año pasado. No hay ninguna explicación obvia para esto.
  • Cuando se trata de records electrónicos, la fotografía es más clara: ninguna informa de un descenso y alrededor del 70% informa de un “incremento rápido” de los volúmenes.

Conclusión y Recomendaciones

  • La mayoría de las organizaciones han llegado a la conclusión en los últimos años que sin políticas y mecanismos para la eliminación defendible de contenido, gastarán crecientes cantidades de dinero en el almacenamiento de información y también del riesgo aferrándose a que sería más seguro que eliminar contenido.
  • Los eventos de los últimos doce meses han añadido un nuevo nivel de riesgo debido a los requisitos legales para mantener la custodia de los datos sensibles y la necesidad de mantener la confianza de clientes ha llevado la gran conclusion de que necesitan gobernarse muchos más tipos de contenidos en todas las etapas del ciclo de vida desde su creación a eliminación.
  • Sin embargo, hemos visto a pesar de la buena intención inicial en la creación de políticas de control, que muchas están algo limitadas en alcance, y generalmente son pobres en formación, auditoría y cumplimiento. Esto deja a muchas organizaciones en riesgo. Los gestores de datos admiten que se mantiene demasiado contenido que tiene poco valor para el negocio y todavía luchan por clasificar lo que puede ser eliminado.
  • La mayoría reconoce que es mucho esperar que los usuarios sean diligentes en el seguimiento de las políticas, especialmente teniendo en cuenta el rápido crecimiento de volúmenes de contenido. Por lo tanto, hay un interés muy fuerte en la clasificación automatizada de etiquetado, la correccción de los metadatos y en la clasificación de los records.
  • Los primeros adoptadores parecen tener éxito con la tecnología, y hay una visión general que se trata de la única manera de demostrar el cumplimiento, reducir el riesgo en los litigios y mantener control sobre los crecientes volúmenes de contenido almacenado. Una estrategia de aplicación de metadatos basada en normas y en la corrección en el back-office proporciona un vehículo para la validación de seguridad, conformidad en la auditoría, la gestión de la retención y por supuesto, la mejora de la búsqueda – y todo ello puede hacerse a escala.

Recomendaciones

  • Las cuestiones de supervisión legal, conformidad y auditoría dentro de su propio negocio y con sus socios y competidores para poner de relieve la necesidad de considerar el gobierno de la información en serio en los niveles más altos en su organization.
  • Crear un equipo de gobierno de la información que incluya a representantes de IT, Gestión de Records, Conformidad, Jurídico y líneas de negocio.
  • Proyectar una política de gobierno de la información. Enfocar los esfuerzos iniciales en áreas donde el contenido es el más sensible (por ejemplo, records de HR, records de clientes, IP), pero también dónde actualmente haya menos gobierno (por ejemplo, los correos electrónicos, las unidades compartidas, los expedientes compartidos en la nube, móviles).
  • Si usted tiene un sistema de gestión de records o ECM que ya no es un front-office para la gestión del contenido y records, revitalícelo,  active las funciones de RM y asegúrese que satisface la necesidad de colaboración tanto interna como externa.
  • Como parte de este nuevo compromiso de ECM, considere  automatizar la corrección de los metadatos la de-duplicación,  reforzar la política de retención con el fin de eliminar contenido trivial, obsoleto y redundante y mejorar las capacidades de búsqueda.
  • Investigar la clasificación automatizada particularmente para el correo electrónico, archivos del proceso y el contenido entrante rutinario que se generan día a día. Considerar cómo utilizar la automatización para simplificar al usuario el archivo preciso, y en su efecto, la automatización del cumplimiento continuo.

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