La gestión de los contenidos, documentos y records – un reto para las organizaciones – La visión de un experto internacional

Entrevista a Hanns Köhler-Krüner, director Global Education Services – AIIM – EMEA Entrevistadora: María del Valle Palma Villalón, directora del Observatorio de Documentación Digital – AedocDigital y directora de Consultoría y Formación – Docugrupo.

Entrevista también en inglés/english version at the bottom.

AIIM es la asociación líder internacional de empresas que están involucradas en la gestión de contenidos y documentos, ¿cuáles son los principales objetivos y funciones de AIIM?
AIIM representa a la comunidad de la Gestión de la Información como asociación global para usuarios y proveedores de soluciones de Gestión de Contenidos Empresariales – estrategias, servicios y tecnologías que permiten a las organizaciones capturar, gestionar, almacenar, preservar y distribuir información para soportar los procesos de negocios. Nacimos hace más de 60 años y somos una organización sin ánimo de lucro. Para alcanzar estos objetivos nos hemos involucrado en la elaboración de normativas, en presentaciones comerciales, seminarios y otros eventos, además, proporcionamos desarrollo profesional a nuestros miembros y no miembros.

Como secretario del DLM Forum, coméntenos qué es el DLM Forum
Creada por iniciativa de la Comunidad Europea, el DLM Forum es una comunidad de archiveros de la administración pública y partes interesadas en archivos, records, documentos y gestión del ciclo de vida de la información a través de Estados de la Union Europea. El DLM Forum soporta la creación del Moreq2 como una normativa europea.

Usted también es el director de Global Services de EMEA, ¿qué abarca EMEA?
EMEA abarca Eurpa Este y Central, y África.

Siendo usted un experto en gestión de contenidos y gestión de records, ¿cree que la gestión de los contenidos y records debería estar alineada con los requisitos de los negocios y sistemas en las empresas? ¿Cómo se producen los requisitos para los ERM (Gestión de los Records Electrónicos)?
La primera parte de su pregunta es fácil de contestar. Si los requisitos de los negocios y los sistemas no se alinean con los requisitos de la gestión de contenidos el proyecto completo finalizaría fracasando. Se necesita conocer hacia dónde va el negocio, qué procesos están activos, dónde se crea el contenido y dónde se consume y cuándo se decide la mejor estrategia para tratar tanto con el contenido no estructurado como con las necesidades de la gestión de los records. Para la realización de esto, nosotros empleamos dos días de un curso, por tanto es un poco difícil ponerlo en una frase simple. Se empezaría a través de un análisis de la organización, qué se está haciendo, dónde y, lo más importante, por qué.
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