La captura de documentos, elemento clave en los procesos de gestión documental
Los ahorros de costes, el aumento de la eficiencia, o la preocupación por el medioambiente son algunos de los motivos que han llevado a muchas empresas a la eliminación del papel en sus procesos de negocio, o lo que es lo mismo, a la “oficina sin papeles”. Estos procesos de eliminación del papel tienen siempre como base las aplicaciones y los procesos de gestión documental, que son los que nos permiten almacenar, clasificar y recuperar documentos, siendo uno de los más importantes la captura de los mismos.
La experiencia acumulada por Kyocera con miles de clientes a lo largo de los años, nos ha hecho ver que si la captura de documentos no se realiza correctamente dentro de un despliegue de gestión documental, el fracaso del proyecto está garantizado, ya que el resto de procesos vinculados, como el almacenamiento e indexación fallarán irremisiblemente. Adicionalmente, las necesidades de los clientes en cuanto a automatización y sencillez de uso son cada vez mayores, lo que hace que los sistemas de captura hayan tenido que evolucionar de manera importante en los últimos años. Ya no hablamos simplemente de un escaneado de documentos y su envío al gestor documental, si no que realizamos procesos de identificación del documento y captura automática de datos del mismo, que nos permitan realizar una indexación automática sin intervención del usuario.
Pero comencemos por el principio. Uno de los puntos más importantes en los procesos de captura de documentos es poder realizarlo desde cualquier fuente, papel, documentos electrónicos, email o simplemente salidas de impresión. Por ejemplo, hay clientes con sistemas de gestión (ERP) hechos a medida que no son compatibles con ningún gestor documental, por lo que es necesario colocarse en las colas de impresión de los documentos (facturas, albaranes, etc…) y capturar los documentos según se generan. Otro caso particular es el email, donde es necesario contar con sistemas integrados que permitan guardar éstos correctamente y de la manera más cómoda posible para el usuario.
Si bien los dos casos anteriores son cada vez más habituales, actualmente el mayor volumen de documentos volcados en estas soluciones provienen del papel, por lo que hay que prestar una especial atención a sus procesos de captura.
Una de las funcionalidades actuales más valoradas por los usuarios, es la integración de los sistemas de captura con los dispositivos hardware encargados de la digitalización, en nuestro caso, los dispositivos multifuncionales. Las aplicaciones de captura de documentos se integran en las pantallas de estos dispositivos, convirtiendo los multifuncionales en aliados clave de los sistemas de gestión documental. Con esta integración, el usuario no sólo tiene que realizar muchas menos operaciones para digitalizar y enviar el documento al gestor documental, sino que además, de manera muy cómoda y sencilla, puede introducir información asociada al documento que permita su posterior indexado.
Un segundo paso dentro del proceso de captura sería la identificación automática de la información del documento necesaria para la indexación del mismo. Aquí podemos encontrarnos con dos situaciones diferenciadas: que la información esté estructurada, o que no lo esté. Un ejemplo de información estructurada es cuando gestiono los albaranes de mi propia empresa, donde conozco perfectamente la ubicación dentro del documento de los distintos campos a capturar, como por ejemplo, el número de serie del mismo. Por el contrario, información no estructurada, sería cuando gestiono las facturas de mis proveedores, en las que, si bien puedo identificar unos campos comunes a todas, la información se encuentra colocada de manera diferente y en distintos formatos.
En el caso del tratamiento de documentos en papel, la captura de la información se realiza mediante el procesado de documentos por un Reconocedor Óptico de Caracteres (OCR), una aplicación capaz de identificar los caracteres alfanuméricos contenidos en documentos. Si la información está estructurada, puedo indicarle al OCR dónde debe buscar la información y recogerla rápidamente. Si por el contrario la información no está estructurada, una vez reconocido el texto del documento, tendré que configurar la aplicación de captura para que busque en el documento aquellos campos que yo necesito, para lo cual además tendré que darle algunas “pistas” o elementos de comparación que le permita ver si la información capturada es correcta. Por ejemplo, si estoy digitalizando facturas de mis proveedores, y los tengo dados de alta en mi base de datos, podré configurar la aplicación para que compare el CIF de la factura con la base de datos de los CIF de mis proveedores, de tal manera que si lo encuentra sepa que es correcto.
Finalmente, una vez que hemos capturado el documento y hemos identificado automática o manualmente aquella información relevante para su correcto almacenamiento, sólo nos queda enviar el documento y la información del mismo al gestor documental, en un formato o mediante un protocolo que permita el procesado de los mismos. Si bien es cierto que muchas organizaciones cuentan ya con aplicaciones de gestión documental, no es menos cierto que muchas otras han comenzado estos procesos desplegando sus métodos de captura simplemente y almacenando los documentos digitales en sistemas tan sencillos como un servidor de ficheros. Es importante para estos casos, que los sistemas de captura sean capaces de enviar los documentos a cualquier destino, como por ejemplo, carpetas de Windows, envíos por FTP, o cualquiera similar.
Lo cierto es que si cuidamos cada uno de los aspectos anteriormente mencionados, estaremos sentando las bases de un sistema de gestión documental que nos permita mejorar la eficiencia de nuestros procesos internos y finalizar la implantación de los sistemas sin dificultad. Las capacidades de integración de las aplicaciones con los dispositivos de escaneo y el desarrollo de las aplicaciones de identificación y almacenamiento automáticos de documentos, han permitido que los procesos de captura de éstos se hayan vuelto muchos más sencillos para los usuarios y el ratio de fallos y errores haya disminuido muchísimo, y nada mejor que un ejemplo para entenderlo:
Uno de nuestros clientes, dueño de más de 50 estaciones de servicio, necesitaba digitalizar todas las facturas emitidas en sus estaciones a los autónomos y empresas de una manera eficaz. Debido al perfil de los empleados de las gasolineras, necesitaba un sistema fiable pero muy sencillo de utilizar. En Kyocera le configuramos un sistema por el cual los empleados sólo tenían que colocar las facturas en un multifuncional y pulsar un botón en el panel de control con el nombre “Envío de factura”. Ello desencadenaba un proceso automático por el cual el documento o los documentos se digitalizaban, reconociéndose su número de serie automáticamente mediante un OCR y asociando automáticamente la estación de procedencia. Una vez capturado el documento y su número de serie, éste se enviaba a un gestor documental indexado mediante su número de serie, lo que permitía recuperarlo fácil y rápidamente. En conclusión, una solución basada en la sencillez y la fiabilidad, pilares de los sistemas desarrollados por Kyocera.
Antonio Marín
Jefe de Producto Soluciones
Departamento de Marketing
Kyocera Mita España, S.A.
