Por qué las empresas no son capaces de detener las montañas de papel generadas cada día
El papel forma parte de nuestro ADN cultural y de nuestras vidas desde que nos levantamos hasta que nos vamos a la cama. Nuestros días empiezan esquivando a los estudiantes que reparten publicidad a la salida del metro. Echamos un vistazo a la prensa gratuita y cuando llegamos a la oficina nos tomamos el primer café en un vaso de papel mientras abrimos el correo, hacemos nuestra lista de tareas pendientes y organizamos los documentos que vamos a necesitar. Acudimos a la primera reunión del día armados de lápiz y papel. A la hora del almuerzo con un cliente importante, elegimos lo que vamos a comer en el menú, y no nos vamos del restaurante sin pedir el ticket con la cuenta para la liquidación de gastos. Después de una tarde imprimiendo documentos y archivando, regresamos a casa. Colocamos con un imán los dibujos de nuestros hijos en el frigorífico y luego añadimos lo que falta en la despensa a la lista de la compra. Para terminar el día, llega el momento de leer un cuento a los niños antes de que también nos sentemos a leer nuestro libro.
Y esto solo ha sido un día. ¿Cuánto papel tocamos a lo largo de nuestra vida? La cifra nos marearía. Estamos tan familiarizados con el papel que, a pesar de la revolución digital, la idea de un mundo sin él nos parece algo utópico. Sin embargo para muchas empresas la dependencia histórica de los documentos impresos se está convirtiendo en su talón de Aquiles. Desde archivadores llenos de hojas y correspondencia de clientes, hasta montañas de documentos legales y facturas, los negocios están empezando a ahogarse en sus propios papeles. Al mismo tiempo, se enfrentan a un complejo entorno regulatorio, lo que hace que muchos no sepan qué tienen que conservar ni durante cuánto tiempo. Y el problema se agrava cada vez más. IDC* estima que el total de papel y de contenido digital en las empresas aumenta a un ritmo de un 67% anual. Si las empresas no empiezan ser conscientes de qué información tienen y en qué formato (o formatos) está, terminarán por perder el control sobre la misma y se encontrarán en la situación de tener que hacer lo imposible para sacar partido de ella, además de poner en riesgo la reputación de la compañía.
¿Encontraríamos la solución a este problema en la oficina sin papel? De nuevo la barrera cultural hacia una vida sin papel hace que esta solución sea irreal. Da igual las medidas que queramos poner en práctica: la gente va a seguir imprimiendo documentos, escribiendo sobre ellos, insertando sus cambios en el ordenador para terminar tirando a la papelera el borrador a mano; una práctica que además pone en peligro a la empresa. Muchas organizaciones que han protegido sus datos digitales como si fueran de oro, han visto cómo su información más valiosa desaparecía por su puerta en forma de papel.
Las empresas no tienen que elegir entre trabajar con o sin papel. Lo que tienen que hacer es preocuparse sobre cómo gestionar el ciclo de vida de sus documentos. Una vez creado, cada documento tiene un ciclo de vida y cuando deja de ser útil y ya no hace falta custodiarlo por temas legales, se puede destruir. En este punto es cuando las empresas necesitan ayuda. ¿Cómo gestionan su información desde que nace hasta que muere? Hace falta una estrategia coherente para hacer frente a la enorme cantidad de datos que generan tanto individuos como empresas, independientemente de que estén almacenados en papel, como imagen o en cintas de backup. Pocas empresas tienen el tiempo o el conocimiento para su gestión interna y aquí es donde entran en juego proveedores especializados como Iron Mountain.
Tanto si nos gusta como si no, los documentos en papel siguen siendo importantes para las empresas. Sin embargo el crecimiento exponencial de la información digital, con un trasfondo de requerimientos legales cada vez más estrictos y nuevas necesidades empresariales, hacen que el trabajo del responsable de la información sea cada vez más complejo. Muchos de ellos están buscando soluciones para controlar documentos impresos y digitales a través de la adopción de un modelo híbrido, en el que la información en papel y digital se puede conservar y gestionar de forma efectiva. El modelo híbrido busca deshacerse de la mayor parte del papel a través de la digitalización y la custodia fuera de las instalaciones de la empresa.
Los sistemas de digitalización de documentos que convierten documentos físicos en ficheros digitales forman parte del núcleo de una oficina ‘ligera de papel’. Pero, ¿qué documentos debemos digitalizar y cuáles conservaren papel? No existe una solución digital única: solemos escuchar frases como “digitalice todos los documentos” o “destruya sus documentos y tendrá una oficina sin papeles”. Este enfoque conduce de forma invariable a invertir más de lo necesario en la digitalizacion de documentos que probablemente no vayan a usarse nunca y a procesos clandestinos de impresión por parte de los empleados. Por lo tanto, es preferible centrarse en entender cómo ha de usarse de forma más efectiva la información y luego invertir en digitalizar los documentos que se utilizan con más frecuencia.
Nosotros animamos a nuestros clientes a reducir el problema empleando su energía y recursos en los documentos realmente importantes, aquellos que son necesarios para mantener la empresa operativa: datos esenciales de clientes y conocimiento exclusivo de la compañía, documentos que solicitan con frecuencia abogados y auditores, así como los archivos que usan los empleados en su trabajo diario. El resto se puede destruir de forma segura o custodiarlo fuera de las instalaciones de la empresa durante un periodo determinado de tiempo.
Esta es la solución para la documentación que las empresas ya tienen. El siguiente paso es reducir el volumen de papel nuevo que entra cada día en la compañía. Un partner de confianza puede actuar como barrera, haciéndose cargo de la mayoría de papel entrante antes incluso de que llegue a la oficina, a la vez que cumple con la normativa legal. Los documentos más importantes se pueden digitalizar y entrar dentro de procesos de la compañía.
El papel forma parte de nuestro ADN cultural y es poco probable que en un futuro haya una empresa cuya dependencia hacia el papel sea nula. Por el contrario, el proceso de conversión a un modelo más flexible y tecnológico está llevándonos a un cambio cultural que acelerará la adopción de un entorno sin papel. El futuro es la eficiencia en la gestión de la documentación y no la empresa sin papel.
* Cutting the Clutter: tackling information overload at the source, IDC White Paper, March 2009.
